Impagos de obra privada: qué acreditar y cómo reclamar

Para reclamar impagos de obra privada, lo primero es reconstruir qué se contrató, qué se ejecutó y qué cantidad puede exigirse. Una factura pendiente puede esconder problemas distintos: el cliente niega haber encargado una partida, discute las mediciones, invoca defectos o mantiene una retención que el constructor considera vencida.

Esta guía se dirige a constructoras, contratistas y subcontratistas en relaciones privadas, y trata también las retenciones, los defectos y sus plazos legales y la resolución del contrato. Las certificaciones privadas no siguen automáticamente el régimen de la contratación administrativa, explicado en la guía de certificaciones de obra pública impagadas, y debe distinguirse si el cliente actúa como empresa o como consumidor.

Quién encargó los trabajos y quién debe pagarlos

Identifique quién contrató, quién aceptó el presupuesto y en nombre de quién actuaba. Promotor, propietario, contratista principal y dirección facultativa pueden intervenir en una misma obra sin ser por ello deudores de todas las facturas. La falta de contrato firmado no elimina necesariamente la relación: el artículo 1278 del Código Civil reconoce la obligatoriedad del contrato cualquiera que sea su forma, si concurren sus condiciones esenciales. Habrá que probar el acuerdo con presupuestos aceptados, pedidos, correos, mensajes y pagos.

El subcontratista debe empezar por su contrato con quien le encargó la obra. La acción frente al dueño es otra cosa: el artículo 1597 del Código Civil, para quienes aportan trabajo y materiales en una obra ajustada alzadamente por el contratista, la limita a lo que el dueño adeude a este cuando se hace la reclamación.

Qué demuestran las certificaciones y las mediciones

Compare el presupuesto, la obra ejecutada y las certificaciones, y compruebe quién las firmó, con qué facultades y qué se aceptaba (unidades, valoración, calidad o saldo), así como las reservas y objeciones. El artículo 217 de la Ley de Enjuiciamiento Civil reparte la carga de la prueba teniendo en cuenta la disponibilidad probatoria; por eso no basta con la factura.

Cuándo puede exigirse el saldo

Revise los hitos de pago, la entrega y las condiciones de aceptación pactadas. Como regla supletoria, el artículo 1599 del Código Civil sitúa el pago al entregar la obra, salvo pacto o costumbre en contrario. Entre empresas se aplica la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales: a falta de pacto, el plazo es de 30 días naturales y, por acuerdo, no puede superar los 60 (artículo 4 de la Ley 3/2004, que limita también la comprobación). Su artículo 3 excluye las operaciones con consumidores y remite las deudas sometidas a concurso a su legislación especial.

Para los adicionales, conserve la instrucción, la aceptación del cambio y la documentación de precio y ejecución: en la obra por ajuste alzado, el artículo 1593 del Código Civil distingue el encarecimiento de jornales o materiales de los cambios en el plano que aumentan la obra con autorización del propietario. Prepare un desglose que separe precio pendiente, adicionales, retenciones, pagos recibidos e intereses, e identifique qué parte se discute y por qué.

Retenciones de garantía

La retención es un porcentaje que el promotor descuenta de cada certificación y conserva hasta que termina el plazo de garantía pactado: si se certifican 100.000 euros con una retención del 5%, se pagan 95.000 y se retienen 5.000. Vencido el plazo, debe devolverse lo acumulado, descontando solo lo que el contrato permita aplicar a la reparación de defectos.

En la obra privada ninguna norma impone la retención ni fija su porcentaje o su plazo: es un pacto amparado por el artículo 1255 del Código Civil. La única referencia legal es el artículo 19.1.a) de la Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación (LOE), que admite sustituir el seguro frente a defectos de acabado durante un año por la retención del 5% del importe de la ejecución material; esa garantía no es obligatoria. Entre empresas, los límites proceden de la buena fe, del control de incorporación de condiciones generales y del artículo 9 de la Ley 3/2004, que declara nulas las cláusulas sobre fecha o plazo de pago manifiestamente abusivas en perjuicio del acreedor, por ejemplo si sirven principalmente para dar al deudor liquidez adicional a su costa o si el contratista principal impone a sus subcontratistas condiciones de pago no justificadas por las que él mismo disfruta. La retención debe configurarse como garantía, no como un aplazamiento encubierto del precio.

El contrato debe concretar el porcentaje y su base (bruto o neto, revisiones de precios, acopios), el momento de liberación (recepción del artículo 6 LOE, recepción definitiva pactada o fin de la garantía) y si puede aplicarse antes a defectos y con qué aviso previo. El acta de recepción debe recoger las garantías exigidas al constructor (art. 6.2.e LOE). Si no se fijó plazo de liberación y de la naturaleza de la obligación se deduce que se quiso conceder uno, pueden fijarlo los tribunales (art. 1128 CC). La devolución prescribe, con carácter general, a los cinco años desde que pudo exigirse (art. 1964.2 CC), plazo que interrumpe la reclamación extrajudicial (art. 1973 CC). Como alternativas que no inmovilizan tesorería caben el aval bancario a primer requerimiento, el seguro de caución y el depósito en cuenta escrow conjunta.

Si el promotor no devuelve la retención alegando defectos, requiera la devolución por burofax detallando certificaciones, importes y vencimiento de la garantía, y pida que concrete los defectos por escrito. La prueba es el contrato, las certificaciones con lo retenido, el acta de recepción y la acreditación de que la garantía transcurrió sin reclamación. En la subcontratación, la falta de liberación se transmite en cadena y puede asfixiar a las empresas más pequeñas.

Cuando el cliente alega defectos

Pida que los defectos se concreten (ubicación, alcance, fecha del aviso, reparación solicitada y coste atribuido) y contrástelos con las actas, las comunicaciones y el estado de la obra. Puede ser necesaria una pericial: ni la mera mención de defectos resuelve el saldo ni la factura sustituye la prueba de ejecución.

Plazos de garantía de la LOE

Los plazos se cuentan desde la recepción sin reservas o desde su subsanación (art. 17.1 LOE). Si el promotor, notificado por escrito de la terminación, no formula reservas ni rechazo motivado en treinta días, la recepción se entiende tácitamente producida (art. 6.4 y 6.5).

Las humedades solo pasan al plazo decenal si comprometen directamente la resistencia y la estabilidad. Estos plazos rigen para obras con licencia solicitada tras la entrada en vigor de la LOE (disposición transitoria primera) y son compatibles con la responsabilidad contractual (art. 17.1). El seguro decenal del artículo 19.1.c) es obligatorio en edificios destinados principalmente a vivienda (disposición adicional segunda), con un capital mínimo del 100% del coste final de la ejecución material (art. 19.5.c); el autopromotor de una única vivienda unifamiliar para uso propio queda exceptuado, aunque si la vende dentro de los diez años deberá, salvo pacto en contrario, contratarlo por el tiempo que reste. Los seguros de uno y tres años no son obligatorios mientras un real decreto no lo establezca.

Prescripción: dos años desde que se producen los daños

Las acciones del artículo 17 prescriben a los dos años desde que se producen los daños, sin perjuicio de las acciones contractuales (art. 18.1 LOE); la de repetición entre agentes o de las aseguradoras, a los dos años desde la firmeza de la condena o el pago extrajudicial (art. 18.2). La garantía marca cuándo debe manifestarse el daño; la prescripción, cuándo hay que reclamar.

La sentencia del Tribunal Supremo 628/2025, de 28 de abril (Sala Primera, ponente Sancho Gargallo; ROJ STS 1929/2025), recuerda que en los daños duraderos el plazo corre desde que el perjudicado pudo medir su trascendencia mediante un pronóstico razonable, y en los continuados que no pueden fraccionarse, desde el resultado definitivo. Calificó como duraderas unas filtraciones por incorrecta impermeabilización de los encuentros de los muros perimetrales con los forjados y, como entre la primera reclamación escrita (2010) y la siguiente (2016) pasaron más de dos años, estimó el recurso de la constructora y apreció la prescripción. La prescripción se interrumpe por la demanda, la reclamación extrajudicial y el reconocimiento del responsable (art. 1973 CC), y también por la solicitud de negociación con objeto bien definido (art. 7 de la Ley Orgánica 1/2025; con mediador, art. 4 de la Ley 5/2012).

Quién responde y cómo se reclama

La responsabilidad es, en principio, personal e individualizada (art. 17.2 LOE). El constructor responde de su impericia o negligencia, del jefe de obra y sus dependientes, de las partes que subcontrate y de los productos que adquiera o acepte (art. 17.6), y en exclusiva de los acabados. El promotor responde solidariamente ante los adquirentes, con derecho de repetición (art. 17.3). Proyectista, director de obra y director de ejecución responden de sus respectivos ámbitos y del certificado final de obra (arts. 17.5 y 17.7). Si la causa no puede individualizarse, la responsabilidad es solidaria (art. 17.3); nadie responde si prueba caso fortuito, fuerza mayor, acto de tercero o del propio perjudicado (art. 17.8).

La reclamación suele empezar con un burofax al promotor (y al constructor, si se conoce) que describa el daño y pida su reparación, seguido de una pericial sobre causa, coste y responsable; sin acuerdo en la negociación previa, se demanda la reparación o su equivalente económico.

Reclamar el precio o resolver el contrato

Reclamar el precio y poner fin al contrato son decisiones diferentes. El artículo 1124 del Código Civil permite escoger entre el cumplimiento y la resolución, con indemnización en ambos casos, pero la jurisprudencia exige un incumplimiento grave y esencial que frustre el fin del contrato.

La sentencia del Tribunal Supremo 810/2026, de 28 de mayo (Sala Primera, ponente Almenar Belenguer; ROJ STS 2422/2026), dictada sobre un derecho de superficie, resume los presupuestos: vínculo contractual vigente; reciprocidad y exigibilidad de las prestaciones; incumplimiento grave e imputable del demandado, y que el actor no haya incumplido, salvo como consecuencia del incumplimiento anterior de la otra parte. En principio, solo permite resolver el incumplimiento de obligaciones esenciales, no el de las accesorias, salvo que estas alteren el equilibrio o el fin del contrato. El Tribunal confirmó el rechazo de la resolución valorando, entre otros extremos, que la demandante había tolerado durante años la situación que después invocó.

• Promotor: puede resolver por retraso injustificado que excede con mucho lo pactado, abandono, defectos que comprometen la seguridad o habitabilidad o insolvencia del constructor. Un retraso moderado y explicable no basta, salvo plazo esencial, y debe ser imputable al constructor. El promotor ha de estar al corriente de pagos, licencias (art. 9.2.c LOE) y decisiones sobre el proyecto.
• Constructor: puede resolver por impagos de certificaciones que, por importe o reiteración, frustran la economía del contrato, falta de licencia que impide continuar o modificaciones sustanciales sin su acuerdo. No hay un número mínimo legal de certificaciones impagadas.
• Desistimiento del dueño (art. 1594 CC): puede desistir sin causa, aunque la obra haya empezado, indemnizando al contratista de todos sus gastos, trabajo y utilidad que pudiera obtener.

La resolución extrajudicial exige comunicación fehaciente (burofax) con los incumplimientos y cláusulas infringidas, y conviene un requerimiento previo con plazo para subsanar. Si se impugna y el tribunal concluye que no había incumplimiento resolutorio, declarará incumplidor a quien resolvió: el constructor que abandona alegando impagos que resultan justificados, por ejemplo por defectos, deberá indemnizar el sobrecoste de terminar la obra con otro. Si la resolución es justificada, el constructor puede reclamar la obra ejecutada y certificada, los acopios y, si lo acredita, el beneficio dejado de obtener (arts. 1124 y 1106 CC); el promotor, los anticipos no justificados, el sobrecoste de terminación y los daños por retraso que pruebe.

La negociación previa debe prepararse y acreditarse

Con carácter general, antes de demandar debe intentarse un medio adecuado de solución de controversias (MASC), conforme al artículo 5 de la LO 1/2025 y sus excepciones: negociación directa, mediación u oferta vinculante confidencial. El objeto debe coincidir con el del litigio; defina contratos, partidas y cantidades, porque un requerimiento que solo exige pagar no debe darse por suficiente.

Sin tercero neutral, el intento se acredita con un documento firmado por ambas partes o, en su defecto, con prueba de la recepción de la invitación, su fecha y el acceso a su contenido íntegro (art. 10); las propuestas quedan protegidas por la confidencialidad del artículo 9. El artículo 7.3 exige demandar dentro del año desde la solicitud no contestada o la terminación sin acuerdo; ese plazo no sustituye el control de la prescripción.

Qué vía judicial elegir

La demanda se presenta ante la sección civil del Tribunal de Instancia: juicio verbal hasta 15.000 euros (art. 250.2 LEC), sin abogado ni procurador obligatorios hasta 2.000 euros (arts. 23 y 31 LEC), y juicio ordinario por encima. El artículo 812 LEC permite el proceso monitorio para deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles documentadas, incluidas facturas o certificaciones habituales de la relación; eso no asegura que prospere una deuda discutida, ni excluye el monitorio nacional del requisito negociador.

Si se discuten mediciones, defectos o valoraciones, la prueba es decisiva; la guía general de reclamación de cantidad explica los procedimientos. Una sentencia favorable tampoco asegura el cobro si no hay bienes con los que responder.

Cláusulas para prevenir el próximo conflicto

Además de la retención, el contrato debería definir los supuestos de incumplimiento resolutorio (plazos de retraso y número de certificaciones impagadas), la recepción parcial de lo ejecutado si se resuelve, la negociación o mediación previa (o el arbitraje, que sustituye a la vía judicial) y una cláusula penal por desistimiento del promotor que cuantifique la utilidad del constructor.

Para estudiar una deuda concreta puede acudir al servicio de reclamación de cantidad o al asesoramiento para constructoras, contratistas y subcontratistas. La revisión de contratos de obra y el test de riesgos legales para constructoras ayudan a prevenir; si la necesidad es recurrente, puede valorarse una iguala jurídica para empresas.

Valoración del despacho

El error más costoso no es sufrir un incumplimiento, sino reaccionar mal ante él. Antes de resolver, el despacho recomienda comprobar por escrito que la obligación incumplida es esencial, que el incumplimiento es imputable a la otra parte y no a decisiones propias (cambios de proyecto, pagos retrasados, licencias pendientes) y que uno mismo está al corriente. Conviene documentar el estado de la obra con acta notarial o medición contradictoria antes de que entre otro constructor y no dejar pasar el tiempo: en la sentencia 810/2026 el Tribunal Supremo tuvo en cuenta la tolerancia prolongada como indicio de que la situación no frustraba el contrato. Si el promotor solo quiere poner fin a la obra sin un incumplimiento claro, el desistimiento del artículo 1594 CC, aunque tiene un coste, puede ser más previsible que una resolución discutida en juicio.

La retención es útil si el contrato responde sin margen de interpretación a tres preguntas: cuánto se retiene y sobre qué base, cuándo se devuelve y cómo se aplica a defectos concretos, con aviso previo y posibilidad de reparar. Para el constructor, un aval o un seguro de caución puede compensar si su coste es razonable; para el promotor, retener sin concretar defectos debilita su posición.

Ante un defecto, el criterio es actuar en cuanto aparece: documentarlo con fotografías fechadas, requerir por escrito a promotor y constructor y repetir la reclamación antes de dos años si no hay solución. Para las constructoras, la prevención pasa por un acta de recepción con reservas concretas y plazos de subsanación, por conservar la documentación de la obra y las comunicaciones y por verificar que el promotor ha contratado el seguro decenal cuando es obligatorio.