Inspección de trabajo en su empresa: cómo prepararse y qué esperar

Preparar a la empresa para una inspección de trabajo consiste en tener ordenada y al día la documentación laboral, de jornada y de prevención, saber qué puede revisar el inspector y conocer cómo responder a un acta de infracción. Las multas de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) van de 70 a 225.018 euros en materia laboral y de 45 a 983.736 euros en prevención de riesgos laborales, y algunas se imponen por cada trabajador afectado.

Una adecuada preparación documental y organizativa permite prevenir sanciones por incumplimientos que no siempre son deliberados. Esta guía explica cómo se inicia una inspección, qué documentación se revisa, por qué el registro de jornada es el punto más sensible —sobre todo en sectores como la hostelería—, qué sanciones prevé la LISOS y cómo defenderse frente al acta.

Qué desencadena una inspección de trabajo

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social actúa siempre de oficio, pero sus actuaciones pueden tener distintos orígenes, recogidos en el artículo 20.3 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social (LITSS): orden superior, orden de servicio derivada de planes o programas de inspección, petición razonada de otros órganos, denuncia o propia iniciativa de los inspectores. En la práctica, conviene distinguir estas situaciones:

• Denuncia de un trabajador, un sindicato o un tercero. La acción de denuncia de incumplimientos de la legislación del orden social es pública (art. 20.4 LITSS), aunque no se tramitan las denuncias anónimas (art. 20.5). La Inspección debe preservar la confidencialidad del origen de la queja, de modo que no se revela al empresario la identidad del denunciante (art. 15.c del Convenio 81 de la OIT, al que remite el art. 17.4 del RD 928/1998).
• Planes, programas y campañas sectoriales. La propia Inspección programa actuaciones de oficio, por ejemplo en sectores con alta siniestralidad o con incumplimientos detectados en campañas previas, y desarrolla planes en sectores específicos (construcción, hostelería, sector agrario, trabajo doméstico) que dan lugar a visitas planificadas.
• Petición razonada de otros órganos. La Seguridad Social, la Agencia Tributaria o los órganos judiciales pueden trasladar a la Inspección hechos que detectan en su propio ámbito de actuación.
• Siniestro laboral. La Inspección debe informar a la autoridad laboral sobre los accidentes de trabajo mortales, muy graves o graves y sobre aquellos otros en que se considere necesario (art. 9.1.d de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales), lo que conlleva la investigación del accidente.

La hostelería, con turnos partidos, temporadas altas y una elevada rotación de personal, es un sector especialmente expuesto a estos controles, que se centran en el registro horario, la contratación temporal, la economía sumergida y la prevención de riesgos.

Qué puede revisar el inspector y cómo accede a la empresa

Los inspectores de trabajo tienen el carácter de autoridad pública y amplias facultades de investigación, recogidas en los artículos 12 y 13 de la LITSS. Su ámbito de actuación abarca:

• Las condiciones de trabajo: jornada, descansos, horas extraordinarias, salarios y contratos.
• La prevención de riesgos laborales y la seguridad en el trabajo.
• Las cotizaciones a la Seguridad Social y la correcta afiliación y alta de los trabajadores.
• La contratación laboral y el empleo: contratos temporales, modalidades de contratación y subcontratación.
• Las prestaciones de Seguridad Social en las que colabora la empresa (incapacidad temporal, prestaciones por desempleo).
• La igualdad de trato y no discriminación en el empleo.
• El trabajo de personas extranjeras.

El inspector puede entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en todo centro de trabajo o lugar sujeto a inspección y permanecer en él. Solo si el centro coincide con el domicilio de una persona física necesita su consentimiento expreso o, en su defecto, autorización judicial (art. 13.1 LITSS). Durante la visita puede examinar cualquier documentación con trascendencia para verificar el cumplimiento de la legislación del orden social y requerir que se presente en sus oficinas (art. 13.3 LITSS); si se conserva en soporte electrónico, debe facilitarse en formato tratable y legible (art. 13.3.c LITSS).

Documentación que conviene tener preparada

Contratos y relaciones laborales

• Contratos de trabajo de todos los trabajadores en activo, incluidos los contratos formativos y a tiempo parcial.
• Altas y bajas en Seguridad Social y documentos de cotización.
• Nóminas o recibos de salarios.
• Convenio colectivo aplicable y tablas salariales vigentes.
• Actas de constitución de comité de empresa o delegados de personal, en su caso, y comunicaciones a los representantes de los trabajadores.

Jornada y tiempo de trabajo

• Registro diario de jornada (art. 34.9 ET), que se analiza en el apartado siguiente.
• Cuadros de turno y horarios.
• Pacto o criterios de distribución irregular de la jornada, si se aplica (art. 34.2 ET).
• Horas extraordinarias realizadas y abonadas o compensadas.

Prevención de riesgos laborales

• Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos por puestos de trabajo y planificación de la actividad preventiva.
• Acreditación de la modalidad preventiva adoptada (servicio de prevención propio, ajeno o mancomunado).
• Registros de formación e información en prevención de riesgos de todos los trabajadores y de entrega de equipos de protección individual.
• Documentación del comité de seguridad y salud, si existe.

Igualdad y canal de denuncias

• Plan de igualdad, obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores (art. 45.2 de la Ley Orgánica 3/2007; exigible a este tramo desde marzo de 2022).
• Protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo.
• Sistema interno de información, obligatorio para empresas con 50 o más trabajadores (art. 10 de la Ley 2/2023), que se explica en la guía sobre el canal de denuncias obligatorio en empresas.

El registro de jornada: el punto más sensible

Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de cada trabajador. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Los registros se conservan durante cuatro años y permanecen a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Sistemas válidos

La norma no impone un sistema concreto (digital, en papel o mixto), pero el Tribunal Supremo, siguiendo la jurisprudencia europea, exige que el registro reúna requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad (STS 372/2026, de 15 de abril, rcud 674/2025, ECLI:ES:TS:2026:1772). Por eso resultan cuestionables los registros en papel que el trabajador no firma a diario, los que solo recogen la hora de entrada y no la de salida y los que se rellenan a posteriori de forma uniforme, con todas las jornadas idénticas.

Pueden ser válidos las aplicaciones móviles con las que el trabajador ficha al llegar, los terminales de fichaje con tarjeta o código instalados en el local y las hojas en papel firmadas diariamente por cada trabajador. Los sistemas con geolocalización exigen informar previamente de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes (art. 90 LOPDGDD), y los biométricos plantean exigencias especialmente estrictas de protección de datos, por lo que conviene analizarlos antes de implantarlos. Sobre el uso de estos medios de control como prueba, puede verse la guía sobre videovigilancia y despido procedente. En todo caso, conviene informar a la plantilla y formarla en el uso del sistema.

Turnos partidos, horas extra y tiempo parcial

• Jornada partida. Conviene que el registro refleje cuatro marcas: entrada y salida de la primera franja y de la segunda. Un registro con solo la entrada inicial y la salida final no refleja la interrupción intermedia y dificulta acreditar que ese tiempo no fue de trabajo.
• Horas extraordinarias. El artículo 35.2 ET las limita a 80 al año, sin computar las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Deben abonarse en la cuantía que fije el convenio colectivo o el contrato, que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarse con descanso retribuido; a falta de pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (art. 35.1 ET). El registro es la herramienta que acredita si se respetan esos límites.
• Tiempo parcial. Estos trabajadores no pueden realizar horas extraordinarias (salvo las previstas en el art. 35.3 ET), y su jornada debe registrarse día a día y totalizarse mensualmente, entregando al trabajador con la nómina el resumen de todas las horas realizadas, ordinarias y complementarias. Si la empresa incumple estas obligaciones, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario (art. 12.4.c ET), con la consiguiente obligación de regularizar salarios y cotizaciones.

Multa y prueba de las horas extra

La falta de registro, o su llevanza incorrecta, es infracción grave (art. 7.5 LISOS), sancionable con multa de 751 a 7.500 euros (art. 40.1 LISOS). La LISOS no la computa como una infracción por cada trabajador afectado, pero el número de trabajadores afectados es uno de los criterios que agravan la graduación (art. 39.2 LISOS), igual que el incumplimiento de requerimientos previos de la Inspección.

Más allá de la multa, la falta de un registro fiable tiene una consecuencia potencialmente más costosa en las reclamaciones de horas extra. La STS 372/2026 distingue dos situaciones:

Sentencias públicas de otros procedimientos, seleccionadas como referencia; no son asuntos de este despacho. El resultado de cada caso depende de sus circunstancias.

• Sin horario fijo predeterminado (patrones horarios irregulares o llamamientos): corresponde a la empresa probar la jornada realmente realizada. Si no aporta prueba suficiente ni lleva el registro obligatorio, se tendrá por cierta la jornada alegada por el trabajador, siempre que la haya concretado con suficiente precisión y con antelación al juicio (por ejemplo, con cuadrantes o tablas de días y horas) y que no resulte ilógica.
• Con un horario fijo conocido por ambas partes: la ausencia de registro no obliga por sí sola a la empresa a acreditar el cumplimiento del horario. El trabajador debe aportar indicios suficientes de excesos de jornada y, si lo hace, pasa a ser la empresa quien debe probar que no los hubo.

En el caso resuelto, el Supremo confirmó la desestimación de la reclamación de un trabajador que no había aportado indicios de los excesos de jornada. Pero un establecimiento cuyos cuadrantes cambian de una semana a otra puede quedar en el primer escenario, en el que, sin registro, la prueba de la jornada real le resultará muy difícil.

Derechos de la empresa durante la inspección

La normativa no solo regula las competencias del inspector: también reconoce garantías al sujeto inspeccionado. Conocerlas y ejercerlas con firmeza, pero sin confrontación, es parte de una gestión adecuada de la visita.

• Identificación del inspector. Al efectuar la visita, el inspector debe identificarse documentalmente y comunicar su presencia al empresario o a su representante, salvo que considere que ello puede perjudicar el éxito de sus funciones (art. 13.1 LITSS), como ocurre en controles de trabajo irregular.
• Asistencia de un asesor. En el procedimiento sancionador, la empresa puede actuar asistida de asesor cuando lo considere conveniente en defensa de sus intereses (art. 53.1.g de la Ley 39/2015), y es recomendable contar con el abogado o asesor laboral en comparecencias y requerimientos.
• Alegaciones y recursos. El acta no es una resolución firme: puede rebatirse en alegaciones y la resolución sancionadora puede recurrirse, como se explica más abajo.
• Confidencialidad de los datos empresariales. Los funcionarios de la Inspección están sujetos al deber de sigilo respecto de la información obtenida durante sus actuaciones.

Cómo preparar su empresa antes de que llegue la inspección

La preparación no consiste en ocultar incumplimientos, sino en identificarlos y corregirlos antes de que sean detectados, y en asegurarse de que todos los cumplimientos reales están debidamente documentados. Una empresa que cumple pero no puede acreditarlo queda en una posición muy débil ante la Inspección.

• Auditoría laboral preventiva. Una revisión interna o externa debe comprobar sistemáticamente la vigencia y el contenido de los contratos, el registro de jornada, las nóminas frente al convenio aplicable, la documentación preventiva, el plan de igualdad y el protocolo de acoso. Identificar las brechas antes de la inspección permite corregirlas o, al menos, documentar las acciones correctoras en curso.
• Archivo documental ordenado. Durante una visita, el tiempo es un factor crítico. Los archivos físicos deben estar claramente etiquetados y los digitales deben poder exportarse con rapidez. Un establecimiento que tiene toda la documentación actualizada y accesible reduce su riesgo.
• Formación de quien recibe al inspector. Debe comprobar la identificación del funcionario, avisar inmediatamente al responsable de recursos humanos y al asesor laboral y evitar declaraciones improvisadas sobre cuestiones que desconozca. Una respuesta improvisada puede crear más problemas de los que resuelve.

No obstaculizar la labor inspectora

Cuando la Inspección se presenta, el empresario debe colaborar facilitando la documentación requerida: contratos, nóminas, registro horario, documentación preventiva, altas en Seguridad Social y documentos de cotización. El artículo 50 LISOS tipifica la obstrucción a la labor inspectora, que como regla general es infracción grave y pasa a ser muy grave, entre otros supuestos, cuando se impide la entrada o permanencia de los inspectores en el centro, se niega la identificación propia o la de las personas que están trabajando, o se ejerce coacción, amenaza o violencia sobre los inspectores (art. 50.4). Retrasar la exhibición de la documentación que tiene que estar en el centro, dificultar el acceso, ocultar documentos o facilitar información falsa agrava considerablemente la situación de la empresa. Lo prudente es cooperar con el inspector dentro del ejercicio de los derechos propios.

Infracciones y sanciones de la LISOS

Si el inspector aprecia indicios de infracción, levanta acta de infracción. El régimen sancionador está regulado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que aprueba el texto refundido de la LISOS. Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves, con estas multas:

Hay además reglas especiales que se computan por trabajador:

• Fraude en la contratación temporal (art. 7.2 LISOS, grave): multa de 1.000 a 10.000 euros por cada trabajador afectado (art. 40.1.c bis LISOS).
• Falta de alta en Seguridad Social (art. 22.2 LISOS, grave): multa de 3.750 a 12.000 euros por cada trabajador, que se incrementa entre un 20 % y un 50 % cuando en la misma actuación se detectan varios trabajadores afectados (art. 40.1.e LISOS), además de la obligación de regularizar el alta y las cuotas con sus recargos e intereses.

Cómo se gradúa la multa

Dentro de cada tramo, la sanción se gradúa en grado mínimo, medio o máximo según los criterios del artículo 39 LISOS: negligencia e intencionalidad, fraude o connivencia, incumplimiento de advertencias y requerimientos previos de la Inspección, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores afectados, perjuicio causado y cantidad defraudada (en prevención de riesgos se aplican también los criterios específicos del art. 39.3). El acta debe explicitar los criterios tenidos en cuenta y, si no se considera relevante ninguno, la sanción se impone en el grado mínimo en su tramo inferior (art. 39.6). En caso de reincidencia, la cuantía puede incrementarse hasta el duplo del grado correspondiente, sin superar el máximo legal (art. 41 LISOS). No es lo mismo un pequeño restaurante con un único trabajador afectado que una cadena con incumplimientos que afectan a toda la plantilla y antecedentes de sanción, que puede ser sancionada en grado máximo.

Infracciones que conviene revisar

• Ausencia o deficiencias en el registro de jornada (art. 7.5 LISOS, grave).
• Superar los límites legales o pactados de horas extraordinarias (art. 7.5 LISOS, grave).
• Contratos temporales en fraude de ley (art. 7.2 LISOS, grave, una infracción por cada trabajador afectado).
• Falta de plan de prevención o de evaluación de riesgos (art. 12.1, letras a y b, LISOS, grave).
• Incumplimiento de las obligaciones en materia de planes y medidas de igualdad (art. 7.13 LISOS, grave).
• Utilizar trabajadores extranjeros sin la preceptiva autorización de trabajo (art. 37.1 LISOS, muy grave, una infracción por cada trabajador).
• No solicitar la afiliación o el alta en Seguridad Social de los trabajadores (art. 22.2 LISOS, grave, una infracción por cada trabajador afectado).

Contratación temporal y prevención en hostelería

La reforma laboral de 2022 (RDL 32/2021) restringió el uso de contratos temporales. El contrato por circunstancias de la producción puede utilizarse para incrementos ocasionales e imprevisibles de la actividad y oscilaciones que generan un desajuste temporal de plantilla (hasta seis meses, ampliables a un año por convenio sectorial), y para situaciones ocasionales y previsibles de duración reducida y delimitada (un máximo de 90 días en el año natural, que no pueden utilizarse de forma continuada). La actividad de temporada que se repite cada año debe cubrirse, por regla general, con contratos fijos discontinuos. La contratación temporal en el sector se trata también en la guía sobre el despido en hostelería.

En prevención de riesgos, la falta de evaluación de riesgos, de formación e información o de equipos de protección se sanciona, por regla general, como infracción grave, y puede ser muy grave cuando genera un riesgo grave e inminente. Si se produce un accidente, pueden añadirse el recargo de prestaciones y, en los casos más graves, responsabilidad penal; sobre el recargo y las responsabilidades por accidente, puede consultarse la guía sobre la responsabilidad del contratista principal por accidentes de subcontratas.

Qué hacer después de recibir un acta de infracción

El acta de infracción es el inicio del procedimiento sancionador, no su conclusión. Se notifica a la empresa, que dispone de 15 días hábiles, contados desde el día siguiente a la notificación, para presentar alegaciones y aportar pruebas ante el órgano instructor. Si no se presentan, el acta puede ser considerada propuesta de resolución (art. 17.1 del RD 928/1998).

Cuando la sanción propuesta es exclusivamente económica, en ese mismo plazo puede optarse por el pago voluntario, que reduce la multa un 40 %, pero implica reconocer la responsabilidad y renunciar a alegaciones y recursos en vía administrativa (arts. 14.6 y 17.1 del RD 928/1998).

Las alegaciones son la fase más importante. Deben centrarse en cuestionar los hechos apreciados por el inspector, acreditar el cumplimiento real con documentación no aportada durante la visita o argumentar la calificación jurídica incorrecta de la infracción. También conviene buscar defectos del acta, como la falta de concreción de los hechos, los errores en la tipificación o la falta de motivación de la graduación, que pueden conducir a su anulación o a la reducción de la sanción. Una respuesta bien fundamentada puede conseguir que se rebaje la calificación de la infracción o que se archive el expediente.

Si la resolución sancionadora mantiene la multa, cabe recurso de alzada ante el órgano superior en el plazo de un mes. Agotada la vía administrativa, la impugnación corresponde con carácter general a la jurisdicción social, mediante demanda ante el Juzgado de lo Social en las sanciones en materia laboral y de prevención de riesgos (art. 2, letras n y s, de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social), y a la contencioso-administrativa en las materias de Seguridad Social que excluye el artículo 3.f de esa ley (inscripción, afiliación, alta y baja, liquidación de cuotas y actas de infracción vinculadas a ella). En infracciones de cuantía relevante, conviene decidir si se acude a los tribunales tras un análisis previo serio de las debilidades del acta.

Para la defensa frente a un acta o la revisión preventiva de su documentación, puede consultar la página de abogado laboral para empresas o la iguala jurídica para hostelería.

Valoración del despacho

Para el despacho, la visita de la Inspección no se gana el día que llega el inspector, sino en los meses anteriores. El riesgo sancionador no suele depender de una infracción aislada, sino de la acumulación: un mismo control puede revelar a la vez deficiencias en el registro de jornada, contratos temporales sin causa suficiente y trabajadores sin alta, y en los dos últimos casos la LISOS cuenta una infracción por cada trabajador. Por eso conviene revisar primero lo que multiplica la sanción: altas en Seguridad Social antes de que el trabajador empiece a prestar servicios (incluidos los refuerzos de fin de semana y eventos), contratos temporales con la causa concreta por escrito y fijos discontinuos para la temporada. Junto a ello, la documentación preventiva debe estar adaptada a los puestos reales.

El registro de jornada merece una atención propia. Tras la STS 372/2026 ya no es solo una cuestión de evitar una multa, sino de no perder la prueba en una reclamación de horas extraordinarias, y el criterio del despacho es que una empresa con turnos variables debe tratarlo como un documento probatorio, no como un trámite. Se recomiendan tres medidas: publicar los cuadrantes con antelación y conservarlos, porque acreditan un horario prefijado; registrar las cuatro marcas en la jornada partida, y conciliar cada mes el registro con los cuadrantes y las nóminas, de modo que toda hora por encima de la jornada ordinaria figure como extraordinaria o complementaria y se abone o compense; una discrepancia entre esos tres documentos es fácil de detectar. Si el sistema permite correcciones, deben quedar trazadas y justificadas, porque un registro modificable sin rastro pierde la fiabilidad que exige el Supremo; y en los contratos a tiempo parcial el resumen mensual de horas entregado con la nómina es imprescindible para evitar la presunción de jornada completa.

Durante la visita, el despacho recomienda colaborar, facilitar sin demora lo que debe estar en el centro y dejar la discusión jurídica para el escrito de alegaciones, donde puede plantearse con pruebas y con calma. Notificada el acta, conviene comprobar si la graduación está motivada conforme al artículo 39 LISOS y decidir con números entre alegar o acogerse a la reducción del 40 % por pago voluntario: pagar cierra la vía administrativa y supone reconocer la infracción, lo que puede tener consecuencias en otros frentes, como la reincidencia o las reclamaciones de los trabajadores.