La subrogación de plantilla obliga a la empresa de limpieza que asume una contrata a incorporar a los trabajadores que prestaban ese servicio con la empresa saliente, respetando los derechos y obligaciones que tenían con ella; es la obligación más característica del sector y una fuente habitual de conflictos entre empresas y con los trabajadores. Se regula en el convenio colectivo estatal de limpieza de edificios y locales y, cuando la entrante asume una parte relevante del personal, activa además la sucesión de empresa del artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Esta guía explica sus requisitos y consecuencias y, como el servicio se presta en centros del cliente, la coordinación preventiva (CAE) que exige.
Base legal de la subrogación
En su origen, la subrogación en limpieza es convencional: el convenio obliga a la entrante a incorporar al personal aunque no se transmita ningún elemento patrimonial. El artículo 44 ET (sucesión de empresa) se aplica cuando se transmite una entidad económica que mantiene su identidad, y eso no siempre ocurre en un simple cambio de contrata.
Sin embargo, en actividades en las que lo esencial es la mano de obra, como la limpieza, el Tribunal Supremo, siguiendo la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 11 de julio de 2018 (asunto C-60/17, Somoza Hermo), rectificó su doctrina en la sentencia del Pleno n.º 873/2018, de 27 de septiembre (rcud 2747/2016): cuando la entrante asume una parte relevante del personal adscrito a la contrata, en términos cuantitativos o cualitativos, se aplica el artículo 44 ET, aunque esa asunción derive del convenio. Es la llamada sucesión de plantilla, y su principal consecuencia es que la entrante puede responder solidariamente de las obligaciones laborales nacidas antes de la transmisión (art. 44.3 ET), sin que el convenio pueda excluir esa responsabilidad.
El Convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales de ámbito estatal (BOE de 23 de mayo de 2013) regula la subrogación en su artículo 17 y reserva esta materia al ámbito estatal, de modo que no puede negociarse en otros ámbitos; los convenios provinciales o autonómicos, como el de la Comunidad de Madrid (art. 24), reproducen su contenido. El convenio estatal fue denunciado el 30 de septiembre de 2025, pero su artículo 7 prevé que la regulación de la subrogación mantenga su vigencia mientras no se alcance un nuevo acuerdo que la sustituya. Conviene comprobar en cada caso el texto aplicable en la fecha del cambio de contrata.
Requisitos para que opere la subrogación
La subrogación convencional opera en todos los supuestos de finalización, pérdida, rescisión, cesión o rescate de una contrata, y en cualquier otra figura que suponga un cambio de adjudicatario del servicio, tanto con clientes públicos como privados, por ejemplo en las licitaciones públicas de limpieza. Según el artículo 17 del convenio estatal, pasan a la nueva adjudicataria, entre otros:
- los trabajadores en activo que presten servicios en la contrata con una antigüedad mínima de los cuatro últimos meses anteriores a la finalización efectiva del servicio, cualquiera que sea la modalidad de su contrato;
- los trabajadores con derecho a reserva de puesto (incapacidad temporal, excedencia con reserva, vacaciones, permisos y situaciones análogas) con una antigüedad mínima de seis meses en la contrata, y quienes les sustituyan con contrato de interinidad mientras dure su contrato;
- el personal de nuevo ingreso incorporado en los seis meses anteriores por ampliación del contrato con el cliente o para cubrir vacantes definitivas, en los términos del convenio.
La empresa saliente debe acreditar documentalmente estos supuestos ante la entrante en un plazo mínimo de cinco y máximo de quince días naturales desde que una comunica a la otra el cambio de adjudicación, comunicación que debe producirse al menos tres días hábiles antes del inicio efectivo del servicio por la nueva adjudicataria. No opera la subrogación para el contratista que realiza la primera limpieza sin haber suscrito contrato de mantenimiento.
Obligaciones de la empresa entrante y liquidación
La entrante debe incorporar a todos los trabajadores que cumplan los requisitos y respetar sus condiciones en la saliente: salario, antigüedad, categoría, jornada y modalidad contractual, incluidos los contratos temporales y a tiempo parcial. La subrogación opera también cuando el trabajador sigue vinculado a la saliente por una parte de su jornada.
El convenio reparte las cargas de la liquidación: la saliente abona las partes proporcionales de pagas extraordinarias y las retribuciones pendientes en los cinco días siguientes a la terminación de la contrata. Las vacaciones no disfrutadas se disfrutan con la nueva adjudicataria, que solo abona la parte proporcional de su periodo; el resto corresponde a la saliente en su liquidación.
Consecuencias del incumplimiento
Si la entrante se niega a subrogar a trabajadores que cumplen los requisitos, estos pueden impugnar la situación como despido. Es prudente demandar a la saliente y a la entrante, porque cuál de ellas es la empleadora depende de si concurrían los requisitos de la subrogación. Si el despido se declara improcedente, la indemnización es de 33 días de salario por año de servicio (45 días por año para el tiempo trabajado antes del 12 de febrero de 2012, con los límites de la disposición transitoria undécima ET), calculada con la antigüedad reconocida al trabajador, no solo desde la subrogación.
Si la saliente no entrega en plazo y forma la documentación exigida, el convenio faculta a la entrante para reclamarle los daños y perjuicios que ese incumplimiento le haya causado. Y cuando concurra sucesión de plantilla, la entrante puede tener que responder solidariamente de deudas salariales anteriores de la saliente, lo que aconseja revisar la situación de la plantilla antes de asumir la contrata.
Coordinación de actividades empresariales (CAE) en los centros del cliente
La limpieza se presta habitualmente en centros ajenos (oficinas, hospitales, centros comerciales, fábricas), lo que activa las obligaciones de CAE del artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), y del RD 171/2004. Sin una coordinación documentada, un accidente en el centro del cliente expone a ambas empresas a sanciones, recargo e indemnización, aunque cada una responde de sus propios incumplimientos.
Obligaciones del titular del centro
El cliente debe informar a la empresa de limpieza, antes del inicio de la actividad y cada vez que haya un cambio relevante, de los riesgos propios del centro que puedan afectar a sus trabajadores, de las medidas para prevenirlos y de las medidas de emergencia, por escrito cuando esos riesgos sean graves o muy graves (art. 7 RD 171/2004). Si tiene trabajadores propios en el centro, debe darle además instrucciones para prevenir esos riesgos y sobre las medidas de emergencia (art. 8).
El deber de vigilar el cumplimiento de la normativa preventiva por la contrata solo se impone al cliente cuando contrata obras o servicios de su propia actividad que se desarrollan en su propio centro (art. 24.3 LPRL y art. 10 RD 171/2004). En ese caso debe exigir a la empresa de limpieza, antes del inicio, que le acredite por escrito la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de los servicios contratados y el cumplimiento de sus deberes de información y formación con los trabajadores destinados al centro.
Obligaciones de la empresa de limpieza
Como empresa concurrente, debe informar al titular y a las demás empresas de los riesgos de su actividad que puedan afectar a otros trabajadores (productos químicos, suelos mojados, maquinaria), por escrito si son graves o muy graves; comunicar de inmediato cualquier emergencia e informar a los demás empresarios de los accidentes derivados de los riesgos concurrentes (art. 4 RD 171/2004); integrar la información recibida en la evaluación y la planificación preventiva de cada centro; informar a sus trabajadores de los riesgos de la concurrencia, y disponer de las fichas de datos de seguridad (FDS) de los productos químicos que utilice.
Su evaluación debe contemplar los riesgos del sector: químico (incluida la mezcla de productos incompatibles, como lejía con amoníaco), ergonómico (posturas forzadas, movimientos repetitivos, cargas), de caída (suelos mojados, cristales en altura), biológico (hospitales, laboratorios, residuos) y eléctrico (maquinaria en superficies mojadas).
Documentación de cada centro
No hay una lista legal cerrada, pero conviene tener, por cada centro: la información del titular sobre riesgos y medidas de emergencia (evacuación, extinción); la evaluación de riesgos de la limpieza en ese centro y su planificación; la acreditación de la formación e información de los trabajadores; la documentación de vigilancia de la salud que proceda; la relación de productos químicos con sus FDS, y la constancia de los medios de coordinación acordados (reuniones, instrucciones, persona de contacto o encargada de la coordinación).
Sanciones y responsabilidad en caso de accidente
No adoptar las medidas de cooperación y coordinación necesarias (art. 12.13 LISOS) o, en el caso del titular, no garantizar que las demás empresas reciban la información y las instrucciones adecuadas (art. 12.14 LISOS) es infracción grave, con multa de 2.451 a 49.180 euros (art. 40.2 LISOS). Pasa a ser muy grave, con multa de 49.181 a 983.736 euros, en actividades reglamentariamente consideradas peligrosas o con riesgos especiales (art. 13.7 y 13.8 LISOS). En contratas de su propia actividad, la empresa principal responde además solidariamente de las obligaciones preventivas cuando la infracción se produce en su centro (art. 42.3 LISOS).
Si hay un accidente, el incumplimiento puede dar lugar también al recargo de prestaciones (del 30 al 50 % sobre la prestación de Seguridad Social) y a una indemnización civil. No es automático: según la doctrina que reitera la sentencia del Pleno de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo 48/2025, de 23 de enero, el recargo solo alcanza a una empresa distinta de la empleadora si el accidente se produjo por una infracción imputable a ella y dentro de su esfera de responsabilidad; si son varias las infractoras, responden solidariamente. Esta doctrina se analiza en la guía sobre la responsabilidad de la empresa principal por accidentes de contratas.
Valoración del despacho
En los cambios de contrata, el riesgo no suele estar en la regla general, que es clara, sino en los detalles: quién cumple realmente los cuatro meses de adscripción, qué trabajadores se incorporaron a la contrata poco antes de su pérdida y si la documentación de la saliente es completa. El despacho recomienda a la entrante exigir desde el primer momento la documentación del convenio, contrastarla con los datos del servicio y dejar constancia escrita de cualquier discrepancia antes de empezar. Como asumir a la mayor parte del personal puede suponer responder de deudas salariales anteriores, conviene pedir certificados de estar al corriente y prever garantías en el contrato con el cliente cuando sea posible. Para la saliente, cumplir los plazos de entrega evita reclamaciones de daños y perjuicios y discusiones sobre quién es el empleador.
En prevención, la coordinación puede quedar reducida a un intercambio de documentos que nadie lee, y solo protege si refleja la realidad de cada centro: sus riesgos, los productos que se usan, los horarios en que coinciden los equipos de limpieza con el personal del cliente y qué hacer ante una emergencia. Para la empresa de limpieza, lo recomendable es una ficha por centro que integre la información del titular en su evaluación, con constancia de su entrega a cada trabajador. El cliente debe precisar en el contrato quién facilita cada información y cada cuánto se revisa, y analizar si la limpieza forma parte de su propia actividad, porque de ello depende el deber reforzado de vigilancia del artículo 24.3 LPRL. Ante un accidente, la documentación fechada y firmada antes del siniestro es la que permitirá delimitar la responsabilidad de cada empresa.
El despacho presta asesoramiento laboral a empresas en cada cambio de contrata y en la revisión de la documentación preventiva, también de forma continuada mediante una iguala jurídica para empresas.
