La figura del compliance officer es clave en cualquier programa de cumplimiento normativo. Sin embargo, no todas las empresas necesitan — ni pueden permitirse — un profesional interno dedicado en exclusiva a esta función. La alternativa del compliance officer externo permite acceder a asesoramiento experto sin asumir los costes fijos de una contratación permanente, siempre que se encaje correctamente en la estructura que exige el Código Penal.
¿Qué es un compliance officer externo?
El compliance officer externo es un profesional o despacho con experiencia en cumplimiento normativo que, sin formar parte de la plantilla, asume o apoya las tareas de supervisión del programa de compliance de una empresa. El artículo 31 bis.2 del Código Penal exige que la supervisión del modelo de prevención se confíe a «un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control» (condición 2.ª).
La ley no prohíbe expresamente recurrir a profesionales externos. La Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado entiende que el oficial de cumplimiento debe ser un órgano de la persona jurídica, pero admite sin reparos la contratación externa de las distintas actividades que integran la función de cumplimiento, y cita como ejemplos la formación de directivos y empleados y la gestión de los canales de denuncias. En la práctica, lo prudente es que la empresa mantenga formalmente un órgano o responsable de cumplimiento y que el profesional externo ejecute o apoye las tareas de supervisión bajo un encargo bien definido.
Además, el artículo 31 bis.3 del Código Penal prevé que en las personas jurídicas de pequeñas dimensiones —las autorizadas a presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada— las funciones de supervisión puedan ser asumidas directamente por el órgano de administración. En ese escenario, una opción razonable para una pyme es que el órgano de administración se apoye en un profesional externo que aporte independencia de criterio, formación jurídica y experiencia en distintos sectores.
Funciones del compliance officer
Independientemente de que sea interno o externo, el compliance officer desempeña funciones esenciales para la eficacia del programa de compliance penal:
- Elaboración y actualización del mapa de riesgos penales, identificando las actividades de la empresa en cuyo ámbito pueden cometerse los delitos que deben prevenirse (art. 31 bis.5.1.º CP).
- Diseño y supervisión de controles internos para prevenir la comisión de delitos en el seno de la organización.
- Apoyo en la gestión del canal de denuncias: la Ley 2/2023 permite encargar a un tercero externo la recepción de las comunicaciones (art. 6), aunque ello no traslada la responsabilidad, que sigue recayendo en el Responsable del Sistema designado por el órgano de administración (arts. 6.3 y 8).
- Formación periódica del personal directivo y empleados sobre el código ético y los protocolos de cumplimiento.
- Seguimiento normativo, adaptando el programa a los cambios legislativos y jurisprudenciales, y verificación periódica del modelo (art. 31 bis.5.6.º CP).
- Reporte al órgano de administración sobre el funcionamiento del sistema, las incidencias detectadas y las medidas adoptadas.
Ventajas de externalizar el compliance officer
Independencia de criterio
Un profesional externo no tiene relación laboral con la empresa ni depende jerárquicamente de sus directivos. Esta independencia puede reforzar la credibilidad del programa y facilitar la investigación imparcial de posibles irregularidades, siempre que el encargo le garantice acceso a la información y medios suficientes.
Conocimiento técnico actualizado
El compliance officer externo suele dedicarse de forma continuada al cumplimiento normativo, lo que facilita el seguimiento de la jurisprudencia, la doctrina de la Fiscalía General del Estado y las buenas prácticas sectoriales.
Coste proporcional
La externalización permite adaptar la dedicación y el coste al tamaño y complejidad de la empresa. Una pyme no necesita un profesional a jornada completa: puede contratar una supervisión trimestral o semestral con intervenciones puntuales cuando surjan incidencias.
Experiencia multisectorial
El profesional externo trabaja con empresas de distintos sectores y tamaños, lo que le permite trasladar buenas prácticas, detectar riesgos que un equipo interno podría no anticipar y aportar una visión comparativa.
¿Cuándo conviene un compliance officer externo?
La externalización es especialmente recomendable en los siguientes supuestos:
- Pymes que no justifican un puesto interno dedicado pero necesitan un programa de compliance eficaz.
- Empresas en fase de implantación del programa, donde se requiere diseñar todo el sistema desde cero.
- Sociedades que contratan con la Administración y quieren poder documentar sus medidas de cumplimiento en los procesos de licitación.
- Empresas con conflictos de interés que dificultan designar un compliance officer interno con la autonomía necesaria.
Requisitos legales del órgano de cumplimiento
El Código Penal exige que el órgano de supervisión tenga poderes autónomos de iniciativa y de control y que no haya incurrido en una omisión o en un ejercicio insuficiente de sus funciones de supervisión, vigilancia y control (art. 31 bis.2, condiciones 2.ª y 4.ª). La Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado desarrolla estas exigencias y, entre otros aspectos, señala que el órgano de cumplimiento debe:
- Participar en la elaboración de los modelos de organización y gestión y asegurar su buen funcionamiento, con sistemas apropiados de auditoría, vigilancia y control.
- Contar con personal con conocimientos y experiencia profesional suficientes y disponer de los medios técnicos adecuados.
- Tener acceso a los procesos internos, a la información necesaria y a las actividades de la entidad.
- Gestionar adecuadamente los conflictos de interés, con separación operacional respecto del órgano de administración.
A ello se suman los requisitos del propio modelo (art. 31 bis.5 CP): identificar las actividades de riesgo, establecer protocolos de formación de la voluntad y de toma de decisiones, disponer de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados, imponer la obligación de informar al órgano de vigilancia, prever un sistema disciplinario y verificar periódicamente el modelo.
La externalización no garantiza por sí sola el cumplimiento de estos requisitos. Su eficacia depende de que el contrato asegure acceso a la información, medios suficientes, líneas de reporte claras y ausencia de conflictos de interés.
Cómo elegir un compliance officer externo
A la hora de seleccionar un profesional externo, conviene valorar su formación jurídica en derecho penal económico, su experiencia en la implantación y supervisión de programas de compliance, su conocimiento del sector de actividad de la empresa y su capacidad para apoyar la gestión del canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023.
En DomínGlez ofrecemos servicios de compliance officer externo adaptados a las necesidades de cada empresa, combinando la supervisión continuada del programa con el apoyo en la gestión del canal de denuncias obligatorio.
Valoración del despacho
A nuestro juicio, la pregunta útil no es si el compliance officer debe ser interno o externo, sino cómo se reparte la función. El Código Penal habla de un órgano de la persona jurídica y la Fiscalía entiende que ese órgano debe existir dentro de la empresa, aunque admite externalizar sus tareas. Por eso recomendamos dejar documentadas tres cuestiones: quién es formalmente el órgano de supervisión (o, en las sociedades que pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, que esa función la asume el órgano de administración), qué tareas concretas se encargan al profesional externo y cómo y con qué periodicidad se reportan los resultados. En materia de canal de denuncias, conviene no confundir la gestión externa de la recepción de comunicaciones con la figura del Responsable del Sistema, que en el sector privado debe ser un directivo de la entidad. Un encargo externo bien delimitado, con acceso real a la información y actas de seguimiento, resulta mucho más sólido que un nombramiento meramente formal.
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